„Tax Compliance“ bedeutet, sich steuerlich gesetzeskonform zu verhalten. In einem Unternehmen setzt Tax Compliance voraus, dass ein (freiwilliges) Organisationssystem eingerichtet ist, das die steuerliche Rechtsbefolgung sicherstellt. Ein dazu ernannter Tax Compliance Officer leitet das Tax Compliance System.
Rechtliche Stellung
Die rechtliche Stellung der Tax Compliance Officer wurde mittlerweile von der Rechtssprechung streng definiert. „Deren Aufgabengebiet ist die Verhinderung von Rechtsverstößen, insbesondere auch von Straftaten, die aus dem Unternehmen heraus begangen werden und diesem erhebliche Nachteile durch Haftungsrisiken oder Ansehensverlust bringen können (…). Derartige Beauftragte wird regelmäßig strafrechtlich eine Garantenpflicht i.S.d. § 13 I StGB treffen, solche im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unternehmens stehende Straftaten von Unternehmensangehörigen zu verhindern. Dies ist die notwendige Kehrseite ihrer gegenüber der Unternehmensleitung übernommenen Pflicht, Rechtsverstöße und insbesondere Straftaten zu unterbinden. (BGH vom 17.07.2009, 5 StR 394/08)“
Oftmals ist der Geschäftsführer gleichzeitig auch als Tax CO tätig. Er trägt dann selbst die Hauptverantwortung für die Tax Compliance im Unternehmen.
Ist ein (freilich leitender) Mitarbeiter mit dieser Position betraut, muss ihm eine unabhängige Aufgabenwahrnehmung und Weisungsfreiheit in Bezug auf die Erfüllung seiner Compliance Aufgaben zugesichert werden.
Auch hier trägt jedoch der Geschäftsführer die Überwachungsverpflichtung und Letztverantwortlichkeit.
Beide – der Geschäftsführer und der Tax Compliance Officer – müssen dafür Sorge tragen, dass es aus dem Unternehmen heraus zu keinen Verstößen gegen Steuergesetze kommt bzw. solche Verstöße sehr schnell erkannt und abgestellt werden. Beide trifft eine sog. zivilrechtliche und strafrechtliche Garantenpflicht. Das bedeutet, dass auch bloße Organisationsmängel zu einer Haftung bzw. Strafbarkeit des Geschäftsführers oder Tax Compliance Officers führen können.
Der Geschäftsführer kann die also die Compliance-Pflichten an einen Mitarbeiter delegieren, er ist aber im steuerlichen Bereich nicht von seinen Organisationspflichten befreit.
Ernennung und Pflichten
Der Tax Compliance Officer kann nur rechtswirksam zu einem solchen ernannt werden, wenn seine Aufgaben und Kompetenzen eindeutig und klar geregelt sind. Auch die Verantwortlichkeiten im Verhältnis zum Geschäftsführer müssen klar beschrieben und voneinander abgegrenzt sein. Zu guter Letzt: Kein Mitarbeiter kann gegen seinen Willen zum Tax Compliance Officer ernannt werden – eine klare Verantwortungsübernahme seitens des Mitarbeiters muss erfolgen.
Das Berufsfeld des Tax Compliance Officers ist bis dato nicht gesetzlich definiert. Seine Pflichten finden sich im Arbeitsvertrag und Arbeitsanweisungen sowie in Grundsatzbeschlüssen der Geschäftsführung zur Tax Compliance. Der Aufgaben- und Pflichtenkatalog ist weitgehend individuell bestimmbar. Mindeststandards von Berufsverbänden oder Prüfungsstandards von Wirtschaftsprüfern helfen bei der Ausgestaltung eines Tax Compliance Systems.
Fazit
Installiert der Geschäftsführer einen Tax Compliance Officer und macht sich mit ihm gemeinsam für ein funktionierendes und gelebtes Tax Compliance System stark, sorgt er für eine sachgerechte Unternehmensorganisation. Gleichzeitig mindert er dadurch sein Risiko für Steuerschäden in die Haftung genommen oder strafrechtlich belangt zu werden erheblich.
Der Autor Christoph Hohenegg berät Unternehmen bezüglich der Ausgestaltung von Verträgen für Geschäftsführer sowie für Tax Compliance Officer. Zudem leistet er steuerrechtliche Beratung hinsichtlich Tax Compliance Systemen und hält zum Thema „Tax Compliance“ regelmäßig Seminare.
